Belangrijke aandachtspunten rond SAP-licentielooptijden

Bij veel organisaties komt het onderwerp licenties pas aan bod wanneer een contract bijna afloopt. Toch is het voor SAP-gebruikers — zeker binnen het MKB — belangrijk om de looptijden van SAP-licenties nauwgezet te bewaken. SAP heeft de afgelopen jaren verschillende wijzigingen doorgevoerd in licentiemodellen, cloudopties en supportdeadlines, waardoor onverwachte kosten of beperkingen kunnen ontstaan als licenties te laat worden herzien.

Aflopende licenties? Let op wijzigingen in SAP-modellen

SAP verschuift steeds meer van traditionele on-premiselicenties naar op abonnement gebaseerde cloudmodellen, zoals RISE with SAP en SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Dit betekent dat licentievoorwaarden en functionaliteiten bij contractverlengingen kunnen veranderen. Organisaties die hun licenties niet tijdig evalueren, kunnen hierdoor tegen hogere kosten of beperkter flexibiliteitsruimte aanlopen.

ECC-support loopt af: invloed op licenties

Met de aankondiging dat mainstream support voor SAP ECC in 2027 stopt (met verlenging tegen extra kosten tot 2030), zien veel bedrijven zich genoodzaakt om naar S/4HANA te migreren. De verloopdatum van huidige licenties kan daarbij een rol spelen — met name wanneer een conversierecht of conversiekorting nog beschikbaar is.

Indirect gebruik blijft een aandachtspunt

SAP blijft indirect gebruik (“indirect access”) monitoren. Bedrijven met veel koppelingen naar externe systemen doen er goed aan om, vóór een contractverlenging, te controleren of hun licentiemodel aansluit bij het daadwerkelijke systeemgebruik. Nieuwe modellen kunnen soms juist voordeliger zijn.

Waarom tijdig herzien zo belangrijk is

Het tijdig evalueren van SAP-licentielooptijden helpt organisaties om:

• kosten transparant te houden
• gebruik te optimaliseren
• toekomstige migraties beter te plannen
• te voorkomen dat conversierechten of kortingsregelingen vervallen
• aan te sluiten op nieuwe SAP-innovaties zonder verrassingen

Het goed in kaart brengen van licenties is dan ook niet alleen een administratieve taak, maar onderdeel van strategisch IT-management.